ALGEMEEN BEURSREGLEMENT

Geldig voor de beurzen van Mechelen, Hasselt, Antwerpen en Gent
Jaar: 2024 / 2025

ARTIKEL 1: TOEPASSELIJKHEID/AANVAARDING REGLEMENT

Door het inschrijvingsformulier online goed te keuren, te verzenden of te ondertekenen, verklaart de verzender, ondertekenaar (hierna: exposant) dat de inschrijving gebeurt overeenkomstig de bijgevoegde prijslijst en dit beursreglement, waarvan hij/zij kennis heeft gekregen en waarmee hij/zij zich uitdrukkelijk akkoord verklaart.

De exposant verbindt er zich ertoe de bepalingen van dit reglement na te leven en verklaart uitdrukkelijk dat elke contractuele relatie tussen hem/haar en de organisator (hierna: ERO-EXPO) met betrekking tot de beurs wordt beheerst door dit beursreglement.

Dit algemeen beursreglement is van toepassing op alle verbintenissen uit de overeenkomst tussen ERO-EXPO en de exposant.

In zijn relatie met ERO-EXPO ziet de exposant uitdrukkelijk af van de toepassing van zijn eigen algemene voorwaarden, zelfs als die later dan dit beursreglement zou zijn opgesteld.

Elke afwijking van dit beursreglement moet van tevoren, schriftelijk, uitdrukkelijk en door ERO-EXPO ondertekend zijn overeengekomen.

ARTIKEL 2: BETALING EN SCHADEBEDING

De exposant verbindt er zich toe om de deelnameprijs volledig te voldoen op de vervaldatum van de factuur.

Bij niet-tijdige betaling is de exposant, van rechtswege en zonder dat er voorafgaandelijk een ingebrekestelling vereist is, een nalatigheidsintrest verschuldigd op het factuurbedrag van 10 % op jaarbasis, berekend vanaf de dag na de vervaldatum van de factuur tot op de dag van algehele betaling.

Bij niet-tijdige betaling door de exposant wordt, van rechtswege en zonder dat er voorafgaandelijk een ingebrekestelling vereist is, tevens het factuurbedrag verhoogd met 10 % als forfaitaire vergoeding van de buitengerechtelijke kosten, met een minimum van 25 EUR.

Klachten of opmerkingen met betrekking tot de factuur en de erop voorkomende vermeldingen, dienen op straffe van verval te gebeuren binnen de 8 dagen na de factuurdatum en kunnen uitsluitend gebeuren middels een aangetekend schrijven.

Met laattijdige klachten of klachten die per aangetekend schrijven kenbaar gemaakt worden aan ERO-EXPO, dient ERO-EXPO geen rekening te houden.

ARTIKEL 3: UITDRUKKELIJK ONTBINDEND BEDING

Indien de bovenvermelde factuur niet volledig voldaan is uiterlijk 15 dagen voor de aanvangsdatum van de beurs, behoudt ERO-EXPO zich het recht voor om de overeenkomst tussen de exposant ERO-EXPO eenzijdig te ontbinden, de exposant bijgevolg de toegang tot de beurs te ontzeggen en de exposant geen gebruik te laten maken van de door hem gereserveerde ruimte en faciliteiten, zonder dat een voorafgaande ingebrekestelling vereist is.

De factuur en de verhogingen blijven in dat geval integraal verschuldigd. Contante betaling van het factuurbedrag is niet mogelijk ter plaatse op de beurs.

In geval van niet-nakoming door de exposant van zijn in dit beursreglement vermelde verplichtingen behoudt ERO-EXPO zich eveneens het recht voor om de overeenkomst tussen de exposant ERO-EXPO eenzijdig te ontbinden, de exposant bijgevolg de toegang tot de beurs te ontzeggen en de exposant geen gebruik te laten maken van de door hem gereserveerde ruimte en faciliteiten, zonder dat een voorafgaande ingebrekestelling vereist is en zonder afbreuk aan de mogelijkheid van ERO-EXPO om een schadevergoeding te eisen.

ERO-EXPO heeft het recht om op ieder moment een deelnemer de toegang tot de beurs te weigeren of de deelnemer met zijn materialen van de beurs te verwijderen, en dit zonder enige vergoeding of terugbetaling:

• indien de politie of overheid dit wenst
• indien de stand niet professioneel ingericht is
• indien door toedoen van de exposant of zijn aangestelde(n) de orde of rust verstoord wordt
• indien de exposant of zijn aangestelde(n) een inbreuk plegen of gepleegd hebben op het reglement van de beurs, zoals onder meer de verboden praktijken vermeld in artikel 7

ARTIKEL 4: STANDKEUZE VIA PLAN

Bij inschrijving kan men 3 standplaatsopties per beurs kiezen.

Deze standplaats wordt door ERO-EXPO in volgorde van inschrijving toegewezen.

ERO-EXPO zal rekening houden met de door de inschrijver geuite voorkeur van standruimte, zonder dat deze voorkeur evenwel enig recht op een bepaalde standruimte verleent.

De eigen keuze van standplaats is mogelijk tot 1 maand voor het evenement. Daarna worden plaatsen door de organisatie bepaald.

ARTIKEL 5: VOORSCHOT EN ANNULERING

Bij inschrijving zal aan de exposant een voorschotfactuur doorgestuurd worden van 100 EUR per beurs. Dat bedrag zal niet terugbetaald worden bij annulering.

De annuleringskosten na inschrijving bedragen, tot 3 maanden voor de datum van het evenement, 50% van het facturatiebedrag.

Na 2 maanden voor het evenement bedragen de annuleringskosten 100% van het facturatiebedrag.

 

ARTIKEL 6: MINIUM LEEFTIJD

De toegang tot de beurs is verboden aan personen jonger dan 18 jaar, zelfs indien deze gehuwd zijn. Ook baby’s en kleine kinderen kunnen niet worden toegelaten.

ARTIKEL 7: VERBODEN PRAKTIJKEN, AANSPRAKELIJKHEID EN EXONERATIE

De exposant draagt de volle verantwoordelijkheid voor de goederen die hij verkoopt, tentoonstelt of in zijn bezit heeft en staat er voor in dat al deze goederen en de handelingen of acts die door hem gesteld en/of georganiseerd worden, in overeenstemming zijn met de in België van kracht zijnde wetgeving en voldoen aan alle wettelijke normeringen.

De exposant is volledig verantwoordelijk voor schade die door hem, de producten of goederen die hij in zijn bezit heeft of de door hem gebrachte acts zou worden veroorzaakt aan ERO-EXPO of aan derden. De exposant draagt tevens de verantwoordelijk voor de goederen en materialen die hem door ERO-EXPO worden toevertrouwd en/of waarvan hij gebruik maakt tijdens de beurs.

Onverminderd het bovenstaande, is het in ieder geval zo dat alle literatuur, films, video’s, Dvd’s en live acts met de hierna vermelde afbeeldingen of voorstellingen dienen geweerd te worden:

• Seks met kinderen of jongeren -18 jaar
• Seks met dieren
• Shit-plasseks
• Beelden of acts met uitgesproken seksueel geweld of zware verminking van genitaliën
• Fistfucking (genitaal of anaal)
• Alle andere zaken die kennelijk aanstootgevend zijn

Wat betreft de live-attracties, mogen geen penissen in erectie vertoond worden, noch penetraties met wat dan ook, noch schaamlippen die duidelijk worden geopend. Enkel solo-optredens zijn toegelaten en moeten erotisch getint zijn, niet pornografisch.

Wat betreft tatoeage-en piercingpraktijken, mogen geen ingrepen in de schaamzone worden uitgevoerd.

 

Reclame voor escorte-praktijken is verboden

Publiciteit, onder welke vorm dan ook, voor concurrerende evenementen of producten ten opzichte van ERO-EXPO is niet toegelaten. Ook is het ten strengste verboden om dranken, voedingswaren en sigaretten te verkopen, of te promoten.

Het is enkel toegelaten om reclame uit te delen op uw stand. Indien u strooifolders buiten uw stand wil uitdelen of affiches wil hangen in de zaal, moel u de strooifolders/affiches indienen bij de organisatie voor de aanvang van de beurs.

Elke afwijking van deze bepaling moet van tevoren, schriftelijk, uitdrukkelijk en door ERO-EXPO ondertekend zijn overeengekomen.

In geen geval kan ERO-EXPO aansprakelijk gesteld worden voor schade voortvloeiend uit de niet-naleving door de exposant van zijn verplichtingen of uit de schending van de bepalingen van dit beursreglement.

De ERO-EXPO is tevens niet verantwoordelijk voor schade of verliezen die door de exposant geleden worden tijdens of naar aanleiding van de beurs ingevolge brand, water, inbraak, diefstal, vandalisme of om welke reden dan ook. In geen enkel geval kan een door de exposant geleden schade of nadeel verhaald worden op ERO-EXPO.

 

ARTIKEL 8: OVERMACHT

Wegens onvoorziene omstandigheden of overmacht (zoals noodweer, overstromingen, pandemies, verkeersproblemen… ) tijdens de opbouw of het evenement zelf, kan ERO-EXPO de beurs vroegtijdig beëindigen, zonder enige terugbetaling of vergoeding.

Als organisatie hanteren wij de vooropgestelde, verplichte Coronamaatregelen voor elke periode van onze evenementen.

ARTIKEL 9: TOEGANG BEURS EN TERBESCHIKKINGSTELLING RUIMTE

Exposanten kunnen dagelijks in het complex 1 uur voor aanvang van de beurs en dienen steeds het gebouw te verlaten 30 minuten na sluiting.

De exposanten zijn verplicht de opbouw- en afbreekuren in acht te nemen die door ERO-EXPO worden meegedeeld.

Exposanten die een naakte ruimte bestellen bij ERO-EXPO beschikken zelf over een professionele stand of wanden en zorgen voor de opstelling hiervan. Zo niet worden deze door ERO-EXPO geplaatst en gefactureerd aan de exposant, onverminderd het recht van ERO-EXPO om de exposant de toegang te ontzeggen of hem van de beurs te verwijderen zonder vergoeding of terugbetaling.

ARTIKEL 10: WAARBORG

Een borgsom van 50 EUR dient contant betaald te worden bij aankomst.

Deze borgsom dient voor de eventuele gehuurde tafels, stoelen, verlichting, e.d.

Vuilnis wordt door de exposant zelf meegenomen en niet achterlaten. De vervuiler betaald…!
Standen dienen net en intact achtergelaten te worden.

Afbreken van de stand vóór 20u00 is geen retour van de waarborg!

De borg van 50 EUR wordt op zondagavond, als de stand aan bovenvermelde punten voldoet, contant terugbetaald en dit na controle door een medewerker van ERO-EXPO. Indien de borg op de beurs zelf niet teruggevraagd wordt, kan de borg nadien niet teruggevorderd worden.

Als blijkt dat reinigings- of herstelwerkzaamheden noodzakelijk zijn, dan worden deze tegen kostprijs in rekening gebracht aan de aansprakelijke exposanten.

ARTIKEL 11: VERBOD AUTO’S

Er worden geen auto’s meer toegelaten in de hallen.

ARTIKEL 12: ONDERVERHURING EN OVERDRAAGBAARHEID

Indien een exposant beslist om niet zelf aanwezig te zijn op de beurs, kan en mag de plaats niet onderverhuurd worden aan derden.

De door de exposant ingevulde aanvraag tot deelname is niet overdraagbaar.

ARTIKEL 13: RELATIEKAARTEN/ MEDEWERKERSKAARTEN

Relatiekaarten zijn aan te kopen aan 16,50 EUR per relatiekaart met een maximum van 6 kaarten per exposant. Ook deze dienen 15 dagen voor beursaanvang aangevraagd te worden.

Extra medewerkerskaarten zijn aan te kopen aan 20 euro per medewerkerskaart en dienen voor heel het weekend

ARTIKEL 14: AUTEURSRECHTEN

Exposanten die muziek  wensen af te spelen zijn verantwoordelijk voor inbreuken op auteursrechten van werken waarvan ze gebruik wil maken.

ERO-EXPO kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade die het gevolg is van inbreuken op auteursrechten van werken waarvan de exposant gebruik wilt maken.

De exposant bevestigt aan ERO-EXPO dat de vergoedingen voor het gebruik van muziek aan de juiste instanties worden betaald.

ARTIKEL 15: DUUR EN OPZEG

De overeenkomst gesloten tussen ERO-EXPO en de exposant tot gebruik van een stand op de beurs van ERO-EXPO is van bepaalde duur. Die overeenkomst neemt een einde na het einde van de laatste beurs waaraan de exposant deelneemt.

De exposant is vanaf online-intekening (hetzij onder een andere vorm van inschrijving) gehouden tot de volledige standprijs.

Eenzijdige opzegging door de exposant is niet mogelijk.

De overeenkomst kan enkele worden opgezegd door een uitdrukkelijk en geschreven akkoord van ERO-EXPO en de exposant.

ARTIKEL 16: VERBOD OP ROKEN

Roken is ten strengste verboden tijdens de opbouw, afbraak en het evenement in de beurshallen. Eventuele boetes hieromtrent zijn steeds ten laste van de exposant zelf.

Het verbod op roken geldt ook voor medewerkers en bezoekers.

ARTIKEL 17: FORUMBEDING EN TOEPASSELIJK RECHT

Op de overeenkomst tussen de exposant en ERO-EXPO is uitsluitend het Belgische recht van toepassing. Eventuele geschillen met betrekking tot de uitvoering en/of interpretatie van de overeenkomst behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Turnhout.